Gestione flotta aziendale: Excel vs Vectore®

excel vs vectore

La gestione della flotta è l’insieme delle attività di controllo e dei processi decisionali e operativi relativi al parco autoveicoli (autovetture, autocarri…) di una azienda.

Per le imprese i costi relativi ai mezzi di trasporto sono una componente rilevante ai quali va riservata la dovuta attenzione e precisione, poiché l’analisi puntuale e costante degli stessi può portare benefici indiscutibili alle imprese oltre a diventare lo strumento di analisi più valido per la scelta delle Car Policy aziendali.

La gestione della flotta comprende le seguenti attività:

  • Finanziaria: acquisto, noleggio, gestione del leasing, vendita usato, assicurazioni.
  • Gestione delle risorse: auto in fringe benefit, in assegnazione, in pool, in car sharing.
  • Logistica: collocazione nei punti di prelievo, trasporto, assegnazione, autorizzazione dei guidatori.
  • Mantenimento dei mezzi: sostituzione pneumatici, revisioni, manutenzione ordinaria e straordinaria.
  • Gestione corrente: tessere carburante, telepass, bollo, contatti con la compagnia di assicurazioni, “multe”, sinistri.
  • Pianificazione missioni: pianificazione consegne, pianificazione interventi.

Due sono i macro scopi della corretta gestione della flotta:

  • Migliorare l’efficienza e la produttività della attività legate al settore trasporti delle aziende, riducendone i costi complessivi ed al contempo riducendo o eliminando i rischi corrispondenti, in particolare garantendo l’aderenza alle legislazioni vigenti.
  • Gestire e controllare lo strumento del fringe benefit operando le corrette strategie economica e di prestigio.

Alla luce di questo, la gestione della flotta aziendale può diventare un vero e proprio grattacapo tra documenti cartacei, post it, email con ricevute che arrivano in ritardo.

Nell’era dell’Industria 4.0, non è più pensabile gestire un asset aziendale così determinante come la flotta senza una gestione centralizzata e un’archiviazione delle informazioni in formato elettronico.

Mettiamo a confronto un software specializzato per il Fleet Management come Vectore® e un programma standard largamente usato come Excel.

Le problematiche quotidiane nella gestione dei mezzi aziendali

Se scendiamo nel pratico gestire una flotta aziendale significa dover tenere monitorate le manutenzioni, il cambio gomme, i bolli e le assicurazioni in scadenza e tutte le spese relative.

Nel caso di una piccola realtà come uno studio professionale o una micro impresa con un parco mezzi inferiore alle 10 unità si può utilizzare un file Excel.

Nel caso invece la tua azienda abbia un parco mezzi superiore alle 10/15 unità, il costo di un software di gestione flotta aziendale come Vectore® si tramuta in un vero e proprio risparmio. Vediamo bene perché.

Excel per la gestione del parco mezzi

Con Excel possiamo tenere traccia di tutti i costi e di tutte le scadenze, oltre ad avere la possibilità di creare grafici, tabelle pivot e report.

Uno dei limiti più evidenti è legato all’inserimento dei dati che non può essere fatto in tempo reale sul campo.

Excel è valido per le piccole realtà e la gestione di microflotte, perché si tratta di uno strumento semplice ed intuitivo. Ideale per appuntarsi costi, scadenze e informazioni utili.

Ma se vogliamo avere analisi approfondite e aggiornate dei dati per sviluppare il proprio modello di business e ottimizzare la flotta aziendale dobbiamo optare per un software dedicato di fleet management.

Può Excel contribuire ai processi e agli obiettivi richiesti da un fleet manager?

La risposta è NO e vediamo nel dettaglio perché:

  • Importazioni automatiche dei dati: fatture carburante, telepass, multe, sinistri, assicurazione, bolli…NO
  • Interfacciamento con gestionali aziendali lato amministrazione e risorse umane…NO
  • Dashboard automatiche su più livelli…NO
  • Reportistica personalizzata e automatica…NO
  • Alert su utilizzo vetture in NLT…NO
  • Sistema di mail automatiche per scadenze, prenotazione mezzi…NO
  • Gestione prenotazioni auto in pool o car sharing con accesso informatizzato ad armadi elettronici…NO

Vectore® Fleet Management System, costo o risparmio?

È evidente che il Software Vectore® non ha concorrenti come strumento unico e completo per la gestione da parte di Mobility Manager, Fleet Manager, Facility Manager, Category Manager, Human Resources Manager e Amministrazione del parco auto aziendale.

Assicurando un’organizzazione ottimale e il controllo dei processi di gestione della flotta, Vectore® consente di offrire un servizio puntuale all’interno dell’azienda, contenere i costi e prendere le giuste decisioni per un asset strategico dell’impresa.

In fin dei conti adottare un software dedicato per la gestione della flotta aziendale non è né un costo, né un investimento, bensì un vero e proprio risparmio.

Un risparmio in termini di tempo e di denaro, perché permettere di liberare risorse utili, di evitare sanzioni per dimenticanze, ma soprattutto è fondamentale per poter analizzare e ottimizzare a fondo tutti i costi.

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