Sono sempre di più le aziende pubbliche e private che decidono di adottare soluzioni informatiche di Fleet Management che possano garantire un elevato grado di ottimizzazione della gestione del parco auto. Questo, al fine di contenere i costi legati ad una voce di spesa capace di impattare in maniera preponderante sui budget aziendali.

Spesso però risulta complicata la scelta del software cui il Fleet Manager decide di affidarsi per raggiungere il proprio obiettivo, ovvero quello di trasformare una voce di spesa in un’opportunità di risparmio, grazie ad una accurata analisi e ad una gestione perfino automatizzata dei veicoli. Sono due i fattori da tenere in considerazione. Innanzi tutto comprendere cosa si cela sotto il concetto di fleet management per l’azienda che produce o commercializza il software. Esistono infatti prodotti nati più che altro per offrire un servizio sempre più all’avanguardia ma verticalizzato su un core business che non verte in maniera estesa sul fleet management.

È il caso delle società di noleggio che, nel tentativo di fidelizzare i propri clienti, hanno sviluppato, o fatto sviluppare, prodotti altamente efficienti ma limitati alla gestione delle vetture acquisite in Noleggio a Lungo Termine. Possibile quindi avere un ottimo prodotto che permetta di informatizzare il riordino delle vetture in fringe benefit e che consenta di delineare una car list in funzione della car policy aziendale, ma cosa succederebbe se il fleet manager si trovasse nella necessità di cambiare fornitore? E se l’azienda avesse auto di proprietà da gestire in pool?

Altro esempio è quello dei software proposti dalle società che erogano servizi di car maintenance. Ottimi nella gestione di tutto ciò che ruota intorno alla preventivazione e alla fatturazione proveniente dalle officine, ma completamente spogli riguardo all’analisi del TCO (Total Cost of Ownership) o al key management.

L’altro punto di attenzione è invece legato alla organizzazione aziendale. La maggior parte dei software di fleet management infatti richiedono un numero minimo di auto legato soprattutto ad un break even che possa garantire all’azienda una logica d’investimento. Non solo. L’architettura del software deve essere il più rispondente possibile alla struttura organizzativa dell’azienda. La gestione del parco auto infatti coinvolge diversi ambiti aziendali come l’ufficio personale e l’amministrazione, tanto che, di norma, all’interno del fleet team le aziende strutturate contano, oltre al fleet manager, figure legate all’amministrazione, al personale, agli acuisti e talvolta anche un travel manager. Più un software è in grado di mettere in correlazione questi ambiti aziendali, più il fleet manager può aumentare il grado di sicurezza nel raggiungimento del proprio obiettivo.

Un consiglio? Affidarsi ad una software house che abbia nel fleet management, e non in una parte di esso, il proprio core business e che soprattutto offra diverse possibilità di personalizzazione, customizzazione ed integrazione.

Il prodotto ideale? Quello che copre al 98% le esigenze dei fleet manager ma che lasci una minima parte di personalizzazione alla sensibilità dei singoli fleet manager.